Supaya transaksi bisnis memiliki catatan dan lebih aman bagi pihak penjual dan pembeli, maka perlu adanya dokumen yang mencatat transaksi tersebut. Apalagi transaksi berbentuk kredit, dimana pihak penjual belum menerima pembayaran sementara barang sudah dikirim kepada pembeli.
Oleh karena itu, dibutuhkan invoice sebagai tanda bukti bahwa transaksi belum selesai. Pihak pembeli masih harus menerima produk yang dipesan, serta pihak penjual masih harus menerima pembayaran dari pembeli.
Selain itu, invoice adalah dokumen yang digunakan untuk menagih pembayaran kepada pembeli. Dimana, dalam penagihan invoice dikenal beberapa macam penagihan. Sebelum membahas mengenai macam penagihan invoice, ada baiknya mengenal apa itu invoice. Invoice adalah akan dijelaskan pada sub bab berikutnya.
Pengertian Invoice adalah
Bagan 1Sumber: https://www.waveapps.com/invoice-templates
Invoice adalah dokumen penting yang diterbitkan pihak perusahaan atau penjual kepada pembeli atas transaksi kredit yang telah terjadi. Invoice adalah dokumen yang memiliki peran penting dalam penagihan pembayaran apabila pihak pembeli tidak mau membayarkan uang tagihan atas produk yang telah dipesan.
Dengan adanya invoice, pihak penjual jadi aman ketika melakukan penagihan kepada pembeli. Selain itu, pihak penjual juga dilindungi oleh hukum ketika melakukan penagihan.
Selain itu, invoice adalah dokumen yang harus dibuat menjadi beberapa rangkap. Biasanya, perusahaan membuat dua atau tiga rangkap invoice. Dibuat dua rangkap dimana penjual akan mendapatkan satu lembar, sementara lembar satunya diberikan kepada pembeli. Sementara jika dibuat tiga rangkap, ada tiga pihak yang nantinya akan menerima invoice tersebut, yaitu pihak penjual atau perusahaan, bagian keuangan perusahaan, dan pihak pembeli.
Macam Penagihan dalam Invoice adalah
Sumber: https://www.merchantmaverick.com/introduction-to-invoicing/
Dalam kegiatannya, ada saja pembeli yang telat dalam melakukan pembayaran. Tugas dari perusahaan adalah melakukan penagihan kepada pembeli. Dalam melakukan penagihan, terdapat dua macam cara.
Macam penagihan dalam invoice adalah sebagai berikut:
- Open Invoice
Open invoice adalah penagihan yang dibuat sesuai transaksi yang dilakukan. Contohnya ketika perusahaan akan membuat tagihan pembelian mesin fotokopi dan tagihan printer pada invoice yang berbeda. pada saat pembayaran nanti, ditetapkan sesuai dengan invoice yang telah dikeluarkan.
- Balance Forward
Balance forward invoice adalah kebalikan dari open invoice, dimana seluruh tagihan kepada pelanggan dijadikan satu invoice sehingga menghasilkan satu balance. Tagihan yang ada dijumlahkan menjadi satu, sehingga ketika pelanggan melakukan pembayaran nanti langsung pada seluruh tagihan. Pada pencatatan akuntansi nanti, tagihan ini akan menambah balance tagihan, kemudian setelah tagihan dibayar oleh pembeli, maka akan mengurangi balance tagihan.
Metode open invoice adalah metode yang digunakan oleh perusahaan kecil dan menengah. Yang mana dalam transaksinya masih diperiksa secara manual. Meski begitu, perusahaan yang menerapkan metode open invoice juga dapat menggunakan aplikasi atau sistem informasi akuntansi, dimana setiap pembayaran dari pelanggan akan diposting ke setiap invoice pembeli secara manual.
Metode penagihan open invoice ini sangat tepat digunakan oleh antar perusahaan, dimana pihak penjual merupakan perusahaan dan pihak pembeli juga perusahaan. Karena, jumlah tagihan tidak banyak namun nilai nominal tagihannya besar.
Sementara metode balance forward invoice adalah metode yang digunakan oleh perusahaan dengan layanan jasa. Dimana layanan jasa yang dimiliki telah terstandardisasi dengan jelas. Contohnya adalah perusahaan telekomunikasi, penyedia jasa layanan internet, perusahaan air minum, dan lainnya. Hal ini dikarenakan perusahaan – perusahaan tersebut memiliki ribuat pelanggan yang tidak mungkin transaksinya dihitung manual satu per satu.
Biasanya, perusahaan yang menerapkan penagihan dengan balance forward invoice bekerjasama dengan perbankan. Dan cara penagihan ini cocok dilakukan oleh perusahaan yang memiliki transaksi banyak dengan nominal rupiah kecil.